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Conseils Pour Organiser Une Réunion D’affaires Skype Efficace

Conseils Pour Organiser Une Réunion D'affaires Skype Efficace

Internet permet désormais aux entreprises de se connecter plus facilement avec des personnes du monde entier. Bien que cela ouvre de nombreuses nouvelles voies et opportunités, cela peut rendre la communication coûteuse si vous voyagez régulièrement pour des réunions en face à face ou si vous comptez sur les e-mails.

Que vous ayez besoin de parler à des employés distants, des clients internationaux ou des fournisseurs à l’autre bout du pays, Skype est l’outil de communication d’entreprise qui peut garder les choses simples et personnelles tout en économisant du temps et de l’argent à toutes les parties.

La clé d’une réunion d’affaires réussie sur Skype est de se préparer. Bien que vous ne soyez peut-être pas préparé à tous les problèmes et problèmes techniques, il existe de nombreuses façons de vous préparer pour réduire les interruptions et occuper vos participants, voici nos meilleurs conseils :

Préparation avant la réunion

Créer une liste de groupe avec l’identifiant Skype de tout le monde

La première chose que vous devez faire est de vous assurer que vous disposez du bon identifiant Skype pour toutes les personnes qui assisteront à la réunion virtuelle et de les ajouter à une nouvelle liste de groupe. De cette façon, vous pouvez rapidement et facilement appeler tout le monde à la même heure de la journée.

Indiquez clairement qui appelle

Pour éviter toute confusion, indiquez clairement sur votre invitation à la réunion que vous appellerez tout le monde pour éviter de recevoir plusieurs appels, tout comme la réunion devrait commencer.

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Définir les heures de début et de fin (et tenir compte des fuseaux horaires)

Considérez attentivement le moment de votre réunion lorsque vous incluez des personnes dans différents fuseaux horaires. Fixez une heure de début et de fin pour la réunion dont vous savez que vous pouvez rester réaliste.

Créer et diffuser un agenda

Pour éviter une réunion stéréotypée « dénuée de sens », assurez-vous d’avoir établi un ordre du jour de la réunion et de l’inviter à donner à chacun le temps de réfléchir aux points discutés. C’est une excellente idée d’essayer d’impliquer tous ceux qui se joignent à l’agenda pour garder les gens alertes et engagés.

Soyez là tôt

Si vous êtes en ligne tôt, cela vous donne le temps de résoudre les problèmes que vous ou d’autres avez avec les microphones, les connexions wifi ou les webcams avant le démarrage pour éviter de perdre un temps précieux à la configuration.

Pendant la réunion

Utiliser la vidéo si possible

Bien qu’il ne soit pas toujours possible pour tout le monde d’utiliser la vidéo, c’est une bonne chose à encourager dans la mesure du possible. Il est beaucoup plus facile de garder les participants engagés lorsque tout le monde peut se voir, non seulement cela peut rendre l’expérience plus personnelle, mais cela rend également les gens moins susceptibles d’être distraits.

Désactiver les distractions

En ce qui concerne les distractions, assurez-vous de minimiser les distractions que vous pourriez avoir en choisissant une pièce calme pour appeler lors de la réunion et fermez vos e-mails pendant la durée de la session. Il n’y a rien de plus distrayant qu’un message électronique intrigant qui apparaît au bas de votre écran lorsque vous êtes au milieu d’une phrase.

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Décider des actions sur l’appel

Pour éviter que l’on parle beaucoup de votre réunion, suivie d’une petite action, assurez-vous de laisser du temps à l’appel pour décider quelle action sera prise à la suite de la réunion. Une fois que les actions ont été décidées, vous pouvez discuter de qui est responsable de chacune et quand elles peuvent raisonnablement être menées à bien.

Après la réunion

Distribuer les notes et les actions convenues

Enfin, afin de bien relier le tout et dans un souci de clarté totale, il est pratique d’envoyer une copie du compte rendu de la réunion et d’organiser des actions pour tous ceux qui étaient là.

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